alopaya

شیوه‌های قدیمی تعریف فرآیندها را دور بریزید!

بسمه تعالی

شما آنچه در یک سازمان می‌گذرد را چگونه توصیف می‌کنید؟ اجازه دهید جور دیگری پرسش را مطرح کنیم: سازمان مجموعه‌ای از بخش‌ها، واحدها و دپارتمان‌های سازمانی است که در تعامل با هم کار می‌کنند یا گروهی از افراد که برای رسیدن به یک هدف مشخص کارهایی انجام می‌دهند؟

در اینجا درباره‌ی مفهوم سازمان صحبت نشده؛ اما سازمان از بعد فرآیندی آن بررسی شده است. با چنین رویکردی، لازم است فرآیندهای کسب و کار شناسایی و تحلیل شوند.

امروزه موفقیت سازمان‌ها تنها درگرو محصولات و خدمات آن‌ها نیست، بلکه توانایی آن‌ها در بازطراحی فرآیندها در راستای طراحی پویا و منعطف فرایندهای کسب‌وکار تأثیر بسزایی بر عملکرد سازمان دارد. این مسئله منجر به ظهور مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در سال‌های اخیر شده است. مدیریت فرآیند کسب‌وکار تعیین می‌کند که سازمان چگونه کار ایجاد کند تا منجر به ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان گردد.

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یک روش سازمان‌یافته و نظام‌مند به‌منظور تعریف، طراحی یا بازطراحی، ایجاد، مستندسازی، اندازه‌گیری، پایش و کنترل کلیه فرآیندهای کسب‌وکار مکانیزه و غیرمکانیزه، به‌منظور ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان و اهداف سازمان با چابکی بالاتر است. مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، سازمان را قادر می‌سازد که فرآیندها را با اهداف و استراتژی‌های کسب‌وکار همسو ساخته که این امر زمینه افزایش بهره‌وری (کارایی و اثربخشی) از طریق بهبود فعالیت‌ها، فرآیندها و درنهایت واحدهای سازمانی را در ارتباطات درون و برون‌سازمانی فراهم میکند.

فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به مأموریت سازمان طراحی شده‌اند، تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها و خواسته‌های مشتریان باید فرآیندهای موجود کارایی و اثربخشی لازم را داشته باشند. یک فرآیند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که به‌صورت درست انجام گیرد و زمانی از اثربخشی برخوردار خواهد بود که به‌صورت درست انتخاب و طراحی شده باشد.

معنای لغوی واژه فرآیند به معنی روش ویژه انجام کار است که شامل مراحل و فعالیت‌های متعددی است. در دیدگاه سیستمی یک فرآیند عبارتست از آنچه ورودی را به خروجی تبدیل می‌نماید و دربرگیرنده چگونگی انجام عملکرد نهادهای کار است اما این تعاریف را فراموش کنید.

در عصر حاضر ارتباط حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار با توسعه سازمان‌ها از طریق فرآیندهای افقی است که سبب ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان می‌شود. مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار تعیین می‌کند که چگونه یک سازمان کار ایجاد کند تا منجر به ایجاد ارزش برای مشتریان سازمان گردد. مدیریت قاطع و مصمم این‌گونه فرآیندها سبب ایجاد کسب‌وکاری حرفه‌ای می‌شوند که آن‌هم به‌نوبه خود منجر به افزایش کارایی و بهره‌وری فرآیندها و چابکی بیشتر سازمان خواهد شد.

مدیریت فرآیند کسب­ و کار (Business Process Management)، بسته به رویکرد افراد مختلف، تعاریف متفاوتی دارد. به طور کلی BPM عبارت است از تحلیل فرآیندهای کسب و کار End To End با استفاده از مدل‌ها و سناریوهای متفاوت به منظور درک شیوه انجام فعالیت­‌ها توسط یک سازمان.

BPM در حالت کلی به دنبال شناسایی و بهینه‌­سازی شیوه ارائه محصولات و خدمات توسط سازمان­‌ها، شیوه کار کردن پرسنل و کیفیت کاری و ارتباطی با سایر پرسنل و خریداران محصولات سازمان است اما یک راهکارِ یک‌بار مصرف نیست. کارکرد BPM شامل تشخیص چگونگی عملکرد اجزا و بهینه‌سازی مداوم به‌منظور نیل به نتایج ملموس برای کسب‌وکار است. نتایج معمولاً منتهی به بهبود حداقل یکی از شاخص‌­های کسب و کار زیر می‌­شود:

  • افزایش درآمد
  • افزایش سود
  • کاهش هزینه‌های عملیاتی
  • افزایش ارزش مشتری (در مقابل ارزش چرخه عمر مشتری)
  • کاهش نرخ خروج مشتری
  • کاهش نرخ خروج کارکنان

معمولاً در یک کسب‌وکار، فرآیندهایی وجود دارند که بر این شاخص‌­ها تأثیر می‌گذارند همانند بهبود جریان کار در فرآیند ارتباط با تأمین‌کنندگان به منظور کاهش هزینه‌ها یا بهبود فرآیندهای فروش برای افزایش درآمد.

 

مشاوران فرایند پایا متدلوژی مدیریت فرآیند کسب‌وکار را در قالب چرخه حیات مدیریت فرآیندها عنوان می‌کنند.

ما در پایا میدانیم که در حال حاضر سازمانها در هر شکل و اندازه ای که باشند با رقابت های شدیدی مواجه هستند و پیشنهاد ما برای اینکه سازمان توان رقابتی خود را حفظ کنند و سیر صعودی خود را در بازارهای جهانی حفظ و بهره وری خود را افزایش دهند این است که از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنند. این نکته در مورد BPM بسیار حائز اهمیت می باشد که BPM ترکیبی از اقدامات برای به جلو بردن ارزش سازمانی از طریق بهبود فرآیندها است. برای بهبود هرچه بهتر و چابکی بیشتر سازمان لازم است در فاز پیاده سازی فرآیند ها ما فرآیندهای سازمان را مکانیزه نماییم و مکانیزه کردن این فرایندها از طریق روش هایی مثل برنامه نویسی امری زمانبر است. از طرفی بسیاری از فرایندهای ما به دلایلی در طول زمان دچار تغییر می شوند. پس اگر بخواهیم زمان زیادی بابت مکانیزه کردن فرایندهایی که دچار تغییرات خواهند شد صرف نماییم، کار منطقی نخواهد بود. از طریق سیستم های BPMS  می توان فرایندهای سازمان را با زمان بسیار کوتاه تری نسبت به روش های برنامه نویسی مکانیزه نمود. همچنین به دلیل افزایش سرعت تبدیل فرایندها به نرم افزار و سایر امکاناتی که سیستم های BPMS در اختیار خواهند گذاشت (ورژنینگ) امکان اعمال تغییرات در آینده بر روی فرایندهای ساخته شده متناسب با تغییرات فرایندها به راحتی میسر خواهد بود. یکپارچگی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی موجود در سازمان از دیگر ویژگی های خوب نرم افزارهای BPMS تلقی میشوند بطوریکه امکان بده بستان اطلاعات بین فرایندهای مکانیزه شده و سیستم های قبلی سازمان وجود دارد. به دلیل اینکه همه اقدامات و فعالیت های  پرسنل سازمان در BPMS ثبت می شود، امکان سنجش عملکرد افراد در سازمان و مقایسه آنها با یکدیگر وجود دارد. پس استقرار BPMS به استقرار سیستم هایی نظیر ارزیابی عملکرد کمک شایانی کرده و ورودی واقعی اینگونه سیستم ها را فراهم خواهد آورد. وقتی فرایندها با BPMS مکانیزه می شوند، امکان پایش و کنترل بسیار بالاتری نسبت به حالت های دستی به همراه خواهند داشت.

 

 

استفاده از رویکرد مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار BPM برای سازمان‌ها مزایای بسیاری دارد  که برخی از این مزایا را برررسی می کنیم: 

۱مهارت
سازمان ها به صورت مداوم با نیاز به تغییر مواجه هستند. ممکن است این تغییرات به خاطر تغییر قانون ، تقاضای بازار یا ظهور شیوه های جدید کار باشد. یکی از ویژگی های کلیدی BPM این است که طراحی فرآیند می تواند انعطاف پذیر باشد. با استفاده از BPM شما می توانید با کم ترین هزینه تغییرات لازم را برای یک فرآیند ایجاد کنید.

 

۲بهره وری و سودمندی
با BPM شما میتوانید مکانیزاسیون بسیاری از فرایندها را تسهیل کنید. با حذف گلوگاه ها، تشخیص فرآیندهای موازی و حذف مراحل زائد در BPM شما می توانید فرآیندها را بهبود دهید.
این بهبودها به کارکنان اجازه خواهد داد تا زمان بیشتری را صرف فعالیت های دیگر و این به معنی بهره وری و کاهش اضافات است.

 

۳کارایی و کاهش خطرات
دیدی که فرآیندهای تجاری به ما می دهد این امکان را فراهم میکند تا برروی ناکارآمدی ها در فرآیندها توجه کنیم. از آنجاییکه BPM به سازمان ها این فرصت را می دهد که به صورت کار آمد تری کار کنند، سازمان ها می توانند منافع خود را بیشتر حفظ کنند. همچنین با استقرار BPM می توانیم فرآیند را اجرا، نظارت و خطر تقلب را کاهش دهیم.

 

۴پذیرش و شفافیت
سازمان ها نیازمند همگام سازی خود با قوانین صنعتی هستند. BPM این اطمینان را به سازمان ها می دهد که می توانند با سرعت بسیار بالا با التزامات قانونی هماهنگ شوند و آن هارا پیاده سازی کنند.

 

۵رضایت کارکنان
مدیریت فرایند کسب و کار خط قرمزهای زیادی را حذف می کند و به کارکنان اجازه می دهد تا به صورت صد در صدی بر روی کار خود تمرکز کنند. همچنین اتوماسیون و مکانیزه کردن، کارهای تکراری زیادی را حذف میکند و دسترسی به اطلاعات را آسان تر خواهد نمود. این به نوبه خود باعث افزایش بهره وری و نیروی کار شاد تر می شود.

 

۶تمرکز بر مشتری
با فرآیندهای کم حجم و افزایش بهره وری، کارمندان راحت تر می توانند بر روی مشتری تمرکز کنند. BPM همچنین با به هم پیوستن افراد و تکنولوژی در یک مسیر باعث افزایش رضایتمندی مشتری می شود. با BPM کارکنان قادر به تمرکز بر روی فعالیت هایی هستند که منجر به ارائه نتایج مناسب تر برای مشتریان و سهامداران خواهد شد.

 

۷سازگاری، تکرار، انتقال
بواسطه مدیریت فرایند، فعالیت ها همانطور که طراحی و برنامه ریزی شده است انجام می شود. شرایط استثنایی و پاسخ ها را هم حتی با BPM به وضوح می توان مشخص کرد و با BPM از این می توان اطمینان داشت که آنها به طور یکسان کنترل می شوند.

 

۸پایداری
فرآیندهای کسب وکار به طور مستمر خود را با تغییرات سازمانی هماهنگ می کنند تا نتایج مورد انتظار را ارائه دهند. این هماهنگ سازی توسط BPM صورت می گیرد در زمانی که کنترل و یا نطارت مدیریتی انجام می شود.

 

۹اندازه گیری
همه فرآیندها در پایان برای مقایسه می تواند مورد اندازه گیری قرار بگیرد. این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می شود. زمانی که فرایندها از تکنولوژی و بر بستر فناوری اطلاعات اجرا میشوند، شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم گیری های اجرایی فراهم می کند.
با BPMS شما می توانید فرآیندهای اجرایی و کمیت های آن و چگونگی عملکرد فرآیندها در کمک کردن به سازمان ها برای بهینه سازی گردش کار را به دست آورید.

 

۱۰یکپارچه سازی فناوری
BPM پل ارتباطی کاربران کسب و کار و فناوری اطلاعات است. هدف از به کاربردن BPM تمرکز بر روی نرم افزار نیست بلکه بر روی فرآیندهایی می باشد که دارای برنامه های کاربردی هستند.
در این مقاله برخی از مزایای فرایند مدیریت کسب و کار BPM مطرح شد با استفاده از آنها می توان یک سازمان را برجسته کرد.
BPM به معنای یک نرم افزار کاربردی یا گروهی که در سازمان فعالیت می کنند نیست بلکه راهکاری است که مشاوران فرآیند پایا اطمینان می دهند این ویژگی ها را می تواند در سازمان شما پیاده سازی کند. کافیست برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید تا مشاوران ما به شکل تخصصی شما را در این زمینه راهنمایی کنند.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
شما برای ادامه باید با شرایط موافقت کنید

Open chat
با ما در ارتباط باشید