شیوه‌های قدیمی تعریف فرآیندها را دور بریزید!

ما در پایا میدانیم که در حال حاضر سازمانها در هر شکل و اندازه ای که باشند با رقابت های شدیدی مواجه هستند و پیشنهاد ما برای اینکه سازمان توان رقابتی خود را حفظ کنند و سیر صعودی خود را در بازارهای جهانی حفظ و بهره وری خود را افزایش دهند این است که از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنند. این نکته در مورد BPM بسیار حائز اهمیت می باشد که BPM ترکیبی از اقدامات برای به جلو بردن ارزش سازمانی از طریق بهبود فرآیندها است. برای بهبود هرچه بهتر و چابکی بیشتر سازمان لازم است در فاز پیاده سازی فرآیند ها ما فرآیندهای سازمان را مکانیزه نماییم و مکانیزه کردن این فرایندها از طریق روش هایی مثل برنامه نویسی امری زمانبر است. از طرفی بسیاری از فرایندهای ما به دلایلی در طول زمان دچار تغییر می شوند. پس اگر بخواهیم زمان زیادی بابت مکانیزه کردن فرایندهایی که دچار تغییرات خواهند شد صرف نماییم، کار منطقی نخواهد بود. از طریق سیستم های BPMS  می توان فرایندهای سازمان را با زمان بسیار کوتاه تری نسبت به روش های برنامه نویسی مکانیزه نمود. همچنین به دلیل افزایش سرعت تبدیل فرایندها به نرم افزار و سایر امکاناتی که سیستم های BPMS در اختیار خواهند گذاشت (ورژنینگ) امکان اعمال تغییرات در آینده بر روی فرایندهای ساخته شده متناسب با تغییرات فرایندها به راحتی میسر خواهد بود. یکپارچگی با سایر سیستم‌های اطلاعاتی موجود در سازمان از دیگر ویژگی های خوب نرم افزارهای BPMS تلقی میشوند بطوریکه امکان بده بستان اطلاعات بین فرایندهای مکانیزه شده و سیستم های قبلی سازمان وجود دارد. به دلیل اینکه همه اقدامات و فعالیت های  پرسنل سازمان در BPMS ثبت می شود، امکان سنجش عملکرد افراد در سازمان و مقایسه آنها با یکدیگر وجود دارد. پس استقرار BPMS به استقرار سیستم هایی نظیر ارزیابی عملکرد کمک شایانی کرده و ورودی واقعی اینگونه سیستم ها را فراهم خواهد آورد. وقتی فرایندها با BPMS مکانیزه می شوند، امکان پایش و کنترل بسیار بالاتری نسبت به حالت های دستی به همراه خواهند داشت.

استفاده از رویکرد مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار BPM برای سازمان‌ها مزایای بسیاری دارد  که برخی از این مزایا را برررسی می کنیم: 

۱– مهارت
سازمان ها به صورت مداوم با نیاز به تغییر مواجه هستند. ممکن است این تغییرات به خاطر تغییر قانون ، تقاضای بازار یا ظهور شیوه های جدید کار باشد. یکی از ویژگی های کلیدی BPM این است که طراحی فرآیند می تواند انعطاف پذیر باشد. با استفاده از BPM شما می توانید با کم ترین هزینه تغییرات لازم را برای یک فرآیند ایجاد کنید.

۲– بهره وری و سودمندی
با BPM شما میتوانید مکانیزاسیون بسیاری از فرایندها را تسهیل کنید. با حذف گلوگاه ها، تشخیص فرآیندهای موازی و حذف مراحل زائد در BPM شما می توانید فرآیندها را بهبود دهید.
این بهبودها به کارکنان اجازه خواهد داد تا زمان بیشتری را صرف فعالیت های دیگر و این به معنی بهره وری و کاهش اضافات است.

۳– کارایی و کاهش خطرات
دیدی که فرآیندهای تجاری به ما می دهد این امکان را فراهم میکند تا برروی ناکارآمدی ها در فرآیندها توجه کنیم. از آنجاییکه BPM به سازمان ها این فرصت را می دهد که به صورت کار آمد تری کار کنند، سازمان ها می توانند منافع خود را بیشتر حفظ کنند. همچنین با استقرار BPM می توانیم فرآیند را اجرا، نظارت و خطر تقلب را کاهش دهیم.

۴–پذیرش و شفافیت
سازمان ها نیازمند همگام سازی خود با قوانین صنعتی هستند. BPM این اطمینان را به سازمان ها می دهد که می توانند با سرعت بسیار بالا با التزامات قانونی هماهنگ شوند و آن هارا پیاده سازی کنند.

۵– رضایت کارکنان
مدیریت فرایند کسب و کار خط قرمزهای زیادی را حذف می کند و به کارکنان اجازه می دهد تا به صورت صد در صدی بر روی کار خود تمرکز کنند. همچنین اتوماسیون و مکانیزه کردن، کارهای تکراری زیادی را حذف میکند و دسترسی به اطلاعات را آسان تر خواهد نمود. این به نوبه خود باعث افزایش بهره وری و نیروی کار شاد تر می شود.

۶–تمرکز بر مشتری
با فرآیندهای کم حجم و افزایش بهره وری، کارمندان راحت تر می توانند بر روی مشتری تمرکز کنند. BPM همچنین با به هم پیوستن افراد و تکنولوژی در یک مسیر باعث افزایش رضایتمندی مشتری می شود. با BPM کارکنان قادر به تمرکز بر روی فعالیت هایی هستند که منجر به ارائه نتایج مناسب تر برای مشتریان و سهامداران خواهد شد.

۷–سازگاری، تکرار، انتقال
بواسطه مدیریت فرایند، فعالیت ها همانطور که طراحی و برنامه ریزی شده است انجام می شود. شرایط استثنایی و پاسخ ها را هم حتی با BPM به وضوح می توان مشخص کرد و با BPM از این می توان اطمینان داشت که آنها به طور یکسان کنترل می شوند.

۸–پایداری
فرآیندهای کسب وکار به طور مستمر خود را با تغییرات سازمانی هماهنگ می کنند تا نتایج مورد انتظار را ارائه دهند. این هماهنگ سازی توسط BPM صورت می گیرد در زمانی که کنترل و یا نطارت مدیریتی انجام می شود.

۹– اندازه گیری
همه فرآیندها در پایان برای مقایسه می تواند مورد اندازه گیری قرار بگیرد. این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می شود. زمانی که فرایندها از تکنولوژی و بر بستر فناوری اطلاعات اجرا میشوند، شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم گیری های اجرایی فراهم می کند.
با BPMS شما می توانید فرآیندهای اجرایی و کمیت های آن و چگونگی عملکرد فرآیندها در کمک کردن به سازمان ها برای بهینه سازی گردش کار را به دست آورید.

۱۰–یکپارچه سازی فناوری
BPM پل ارتباطی کاربران کسب و کار و فناوری اطلاعات است. هدف از به کاربردن BPM تمرکز بر روی نرم افزار نیست بلکه بر روی فرآیندهایی می باشد که دارای برنامه های کاربردی هستند.
در این مقاله برخی از مزایای فرایند مدیریت کسب و کار BPM مطرح شد با استفاده از آنها می توان یک سازمان را برجسته کرد.
BPM به معنای یک نرم افزار کاربردی یا گروهی که در سازمان فعالیت می کنند نیست بلکه راهکاری است که مشاوران فرآیند پایا اطمینان می دهند این ویژگی ها را می تواند در سازمان شما پیاده سازی کند. کافیست برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید تا مشاوران ما به شکل تخصصی شما را در این زمینه راهنمایی کنند.